連絡事項の上手な伝え方を伝授！連絡事項をうまく伝えられない原因から連絡事項の書き方やマナーまで

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はねとびのＭ-０…毎回見る度に思うけど、私なら最下位になる自信が（←）彼氏以外と異性のメールは雑談とか連絡事項で月一回するかしないかだぞ

— 松本まもる (@ma2mamoru) 2010年6月2日

こんにちは！MIROR PRESS編集部です。 連絡事項が上手く伝わらず困った経験はありませんか？ 連絡事項が伝わらないと仕事も進まずに困ってしまいますよね。 そこで、連絡事項を上手く伝える方法を伝授します。

どうして連絡事項が伝わらないトラブルが起きてしまうのでしょうか。 原因は大きく分けて3つあります。 まずは伝わらない原因を知り、改善するようにしましょう。

情報共有の仕方が人それぞれ違っていると、途中で情報が変わってしまったり間違った理解をしたりします。 情報共有するには「報・連・相（ホウレンソウ）」が大事なのです。 余裕がないときに情報共有が回ってきても、今やっていることに真剣で後回しにして連絡が遅れてしまったり忘れてしまったりするのです。 時間がないときは、時間が無いことを報告・連絡をして相談することが大事です。 原因を解決せずにいると、どんどん情報は滞ってしまいます。 ほとんどの情報は共有されることは無くなってしまいます。

もし決まりがあっても情報共有の優先順位が低いと後回しになってしまいます。 まず仕事を片付けてから情報を回すようにしていると、情報のまわり方は非常に遅くなってしまいます。 もし「今やっている仕事のやり方をすぐに変更してください」という内容だった場合、仕事が終わってから気が付くことになるのです。 優先順位を高くしないでいると、仕事の効率もとても悪くなります。 無駄な作業や時間ばかりかかる事になります。

そもそもの情報を発信するカルチャーがない場合は、連絡事項を伝えるのは難しいですよね。 ある程度の決まりや流れができていると、いざ情報を発信する時はどうやって発信すれば良いか分かりますよね。 普段から情報を伝える習慣がないと、情報を発信する人も受け取った人も対応が分からないのです。 会社全体の連絡事項、部署のみの連絡事項の連絡事項の回し方を決めてないと全員に情報が伝わらなくなってしまいます。

では実際に連絡事項を上手に共有するには、どのようにすれば良いのでしょうか。 ここでは連絡事項を上手に共有するための簡単なコツを紹介します。

これから伝える連絡事項の情報量を事前に伝えることで、どのような方法で伝達すべきか考えることができます。 事前に情報量がどのくらいになるかくらいあるのか伝える事で、伝達方法・伝える順番・内容を整理する事ができるのです。 情報量によって、何から伝えるべきか・どういう状況で使えるのか・結果どうなるのかの3点を整理してから情報を流すことでスムーズに伝達する事ができます。

どんな複雑な内容でも、まず自分が事象を理解をしてから簡潔にまとめて伝えるようにしましょう。 長々と情報を流し、一番伝えたい内容がどこなのか分からなくならないように簡潔にまとめることは大事なのです。 簡潔にまとめ時には、情報を受け取る人が「一番伝えたい内容は何か」すぐに分かるようにすることがポイントです。

連絡事項が流れるタイミングも大切になります。 もし外出の多い時間帯に連絡事項をまわしても、全員に伝わるには時間がかかってしまうか途中で途絶えてしまいます。 連絡事項を伝える先の時間帯やタイミングを把握することで、連絡方法が緊急な場合は電話にするか・人のいる時間帯に書面で回すか確実な方法を考えることができます。 予測のタイミングではなく、正確な人の動きの情報を把握することがポイントになります。

伝達方法は電話やメール、書面を回す・張り紙をするなど手段はいくつかあります。 連絡事項が緊急のものか、どこまで伝えるべきか、内容によって伝達手段を柔軟に選ぶようにしましょう。 とりあえず書面で回す、メールで流すなど手段を考えずに回すことはトラブルの原因になります。 もし個人情報をメールで流してしまったりしたら問題ですよね。 連絡事項の内容・緊急かそうではないかを考えて、伝達事項を柔軟に選ぶことも大切なのです。

実際に自分が情報を回さなければならない場面になると、メールで伝えるべきか口頭で良いか悩みますよね。 メールと口頭とではどのような違いや効果があるのか理解をして、上手に使い分けるようにしましょう。

メールで連絡することで確実な情報を伝えることができます。 難しい内容などは1回で理解することが難しいですよね。 そのような場合、何度か読み返し理解をすることが出来るのです。 しかし自分の気持ち(感情)も一緒に伝える場合は、表情や口調を見ることが出来ないので正確には伝わりません。 口頭で連絡することはすぐに情報を伝えることができ、感情も一緒に伝えることができます。 たとえば誰かに子供が生まれた時に「○○さんに子供が生まれました」とすぐに伝えることができ、喜びも伝えることができます。 しかし大事な情報を正確に伝えたい時には、全ての情報を正確に伝えることは難しいです。 正確な情報を伝えたい場合はメールを使い、感情も伝えたい情報は口頭で伝えるようにしましょう。

業務連絡がメールで来ることは多いですよね。 ここでは業務連絡をメールで行うメリットを紹介していきます。

それぞれ仕事をしている中での連絡は、連絡が来るたびに仕事を中断して聞いて貰わなくてはいけません。 もし優先順位の低い連絡事項の場合は気まずいですよね。 連絡事項をメールで送ることで、優先順位を自分で決めてもらうことができます。 メールは大事な仕事を中断することなく情報を伝えることができるのです。

伝えたい内容が複雑な場合、頭で整理をして伝えてもうまく伝わらない事がありますよね。 たとえば忙しい中で「明日の朝礼で○○について話し合いをしたいので必ず参加してください」と伝えたい時に、メールではこのまま送ることができます。 電話や口頭で伝えようとすると全員に話すには時間もかかりますし、相手の意見や質問もその場で来ることがあります。 メールで伝えることで、時間を取られることなく伝えたい内容だけを正確に伝えることができるのです。

メールはリマインドの役割も果たしてくれるメリットがあります。 難しい情報を伝えたときなどは読み返すこともできますし、明日の予定を送った時など再確認することができるのです。 大切な内容や忘れてはいけない内容は、再確認ができるメールで送ることをおすすめします。

連絡事項確認ん時って、大体深夜

「SNSは動かすのに私の返事は返さないんだ」

って、過去に何回も言われた事あるけど
考えて返したい内容、時間帯配慮とかもある(今、ここ)

重要内容・緊急はすぐ返すけど

相手の連絡をとりあえずでは返したくないし
私はお前の彼氏かって思う時がある←

— tADu@Absolute 3.30レコ発 MERCURY 新曲発表 (@tADuuuuuuu) 2018年8月23日

メールは大切な情報を正確に伝達するには便利ですが、デメリットはどのようなことがあるのでしょうか。 メールで業務連絡をする時に気を付けたいデメリットを紹介します。

メールは確実に情報を送ることはできますが、相手がいつ見るかは自由です。 たとえば「書類を本日の17時までに提出してください」などの緊急の連絡事項をメールで送ると、18時にメールに気がついた人は遅れてしまいます。 急ぎの連絡事項やすぐに伝えたい情報はメールで送るのは向いていません。

確実な情報を送るにはメールが向いています。 しかし「このような場合は、こう対応する事が好ましい」と伝える場合はメールだと難しくなります。 説明を理解して欲しい内容は口頭で説明するほうが確実です。 メールは情報を一方的に送るものなので、相手に読んで確実に理解して欲しい内容は向いていません。

正確な連絡事項をメールで送るときに、決まりやマナーはあるのでしょうか？ ここではメールで業務連絡を送るときの書き方やマナーを紹介します。

どんなに複雑な長い内容でも連絡事項は早めに送るようにしましょう。 朝に通達を頼まれたことを、夕方になって送るなど後回しにしてはいけません。 理想は朝に頼まれた練達は、夕方には全員確認できているように送るようにしましょう。

メールでの業務連絡は確実な情報を正確に送るようにしましょう。 送られた人がすぐに理解できる内容にすることが大事です。 「もしかしたら」「このような場合は」など曖昧な表現はメールでの文章では使わないようにしましょう。 文章の最後は言い切れる文章になるように意識して書いてください。

連絡事項で依頼をしたい大事なことは、送られた人がすぐに分かるように工夫をするようにしましょう。 依頼事項は行を変えて色を付けるなどすると目につくようになります。 連絡事項をダラダラと書くと読みにくく、大切な部分がどこか分からなくなってしまいます。 本当に伝えたい内容・依頼事項は文章とは分けて目を引くようにすることが大切です。

タイトルは非常に大事になります。 パッと見て文章には何が書かれているか分かるようにしましょう。 緊急の場合は(【緊急】連絡事項)(【至急】書類提出のお願い)など、緊急なことをアピールすると分かりやすいです。 通常のタイトルは((第一部署)○○のお知らせ)など、誰から何のお知らせか分かるように簡潔に書くことが大切です。

連絡事項が沢山あるときは何度もメールを送るよりも、1つのメールにまとめて送りたくなりますよね。 何度もメールが来るのも迷惑ではないか？とも考えてしまいがちです。 メールでの連絡事項は原則として１メールに１件と言われています。 まとめて情報を送られると文章も読みにくくなりますし、何が一番重要なのかも分からなくなってしまいます。 1つのメールに伝えたい情報は１つにすることで、情報を分かりやすくまとめることができるのです。

連絡事項を正確に伝えることは大切なことですが、正確に伝えることはなかなか難しいですよね。 伝えたい内容や状況によって伝達方法も使い分けるようにしましょう。 そして伝える内容をしっかり把握し、誰にどのように伝えるかを整理をする事で上手に伝達することができます。