職場仲間とのグループラインをするメリットと気をつけるべき注意点
職場でのグループラインってあり？プライベートシーンで使うグループライン、実は職場でも一般的なコミュニケーションツールとしてグループラインが使用されています。今回は職場仲間とのグループラインをするメリットと気をつけるべき注意点をご紹介します。
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職場仲間とのラインは今や一般的って本当？
会社内では社内メールやチャットでやり取りを行っていたけれど、最近はラインのグループも職場関係のものが増えてきました。
中にはラインでしかやり取りをしないという会社もあり、今やプライベートのチャットツールではなくなっているのが現状です。
どの職場へ行っても連絡網がLINE 職場の人間なんかとしょっちゅうメッセージ交換してしんどくないのかな 人権は少ないがガラケで良いこともある
— psalm (@psalm0909) 2019年11月17日
職場でのLINEは、現代では一般的
友人同士の気軽な会話のイメージなラインですが、実は現代では一般的なチャットツールとしてビジネスシーンでも使われています。
以前はラインの内容が流出するのが怖い、プライベートシーンが強く敬遠されがちな印象でしたがスマホの普及率が急上昇したのに合わせ、老若男女問わず使われるようになりました。
職場でのLINEは、便利なコミュニケーションツール
スマホ一台で画像や動画ファイルも送信出来て、複数人と共有出来るのはチームで動いている会社にとって非常に便利なコミュニケーションツールになりました。
PCとさほど変わらず、資料を見るだけならスマホだけで十分です。
現代ではノートPCも軽量化されたとはいえ、荷物が増えてしまうのは変わりません。
それに比べ、ポケットに入るスマホで出来るラインはビジネスマンにとって欠かせないツールといえるでしょう。
職場でライングループを活用する理由！メリットとは？
スマホ1台でとっても便利なライングループですが、活用するメリットは一体何でしょうか？ もう既に活用している方も、これから活用を考えている方も一緒に見ていきましょう。
コミュニケーションが取れるので、仕事がスムーズに進むようになる
ラインはメールと異なり、短文のチャットでリアルタイム中心のやり取りです。
場合のよってはグループで会話する事も出来るので、文字を入力する余裕がなくても安心です。
特に意思決定の機会が多い管理職にとって、ラインは欠かせないツールと言えるでしょう。
何よりPCの前に座らずとも連絡が出来るので、コミュニケーションを図るのもおすすめです。
単純接触効果で、お互いの親密度が上がる
単純接触効果とは、繰り返し接すると相手への好感度や印象が上がるという効果になります。
ラインでのやり取りは短文で気軽に入力出来るという性質上、複雑な案件や長文は何回かに分けて投稿する事もあります。
人によっては何回もやり取りする事もあり、必然的に親密度が上がるという事も起きます。
上司とのコミュニケーションもしっかり取る事が出来るため、相談もしやすくなりますよ。
職場にいなくても連絡が取れる
社内メールのみのやり取りの場合、急ぎの案件がある時は会社に残らざるを得ないという事もありましたが、ラインを活用する事によって職場にいなくても連絡が取れるようになりました。
電話と違って文字のやり取りのため、出先でも容易に確認が可能です。
行動の制限がなく連絡が取れるため、働き方によっては自宅や出先でも問題なく仕事の進行が出来るのは大きいですよね。
飲み会の約束がスムーズになる
一斉送信や個別での予定のやりくりをする事なく、グループ内で全員の予定が把握できる機能があります。
場所や時間のアナウンスは固定されたページに記載してあるため、後からグループに入った人でも簡単に参照出来ます。
全員の空いている日時がすぐに判明するため、お店の予約や人数変更も容易になりました。
大人数でもサクッと参加人数を把握できるのが嬉しいですよね。
急な不参加もグループラインに投稿する事で全員が把握出来ます。
気軽に素早く情報を共有でき、うっかりミスが減る
グループラインを作る事で、宛先を入力する手間が減ります。
すぐ本題に入る事が出来ますし、チャットという性質上煩わしいメールの挨拶もいりません。
送信漏れや無関係の人に送信するミスも防げますので、情報共有したい人全員に確実に送信できるのは嬉しいですよね。
また、既読がつくため見たかどうかの確認も必要ありませんので、非常に便利です。
職場でのライングループで守りたいマナーとは？
ライングループで情報の伝達が簡単になったとはいえ、一定のマナーを守る事も大切です。
このマナーを守る事が出来ないと、せっかく便利になったライングループも苦痛に感じてしまいます。
一体どんなマナーなのか、一緒に見ていきましょう。
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１日以上未読の状態にしない
ラインのメッセージを見ると「既読」のマークが付きますよね。
相手が確認したかどうかの機能ですが、人によってはたくさんライングループに入っていて見切れないという場合もあります。
少なくとも、1日以上未読の状態にはしないようにしましょう。
気軽な性質を持つラインとはいえ、仕事である事に変わりはありません。
リアルタイムで確認出来るツールも、見なければ意味がありません。
仕事のライングループがある場合は、定期的にスマホをチェックする等して確認漏れを防止しましょう。
なるべく休日・遅い時間にはLINEをしない
職場のグループラインには、なるべく休日・深夜などの時間にはラインしないようにしましょう。
なるべく職場の定時内にしか送信しない、という事を念頭に置いて下さい。
いつでもどこでも確認出来るようになったとはいえ、プライベートの時間は皆大切なものです。
緊急性の高い案件以外は出勤日の朝にする等、各自配慮をする・ルールを決めるなどしておくと良いです。
定期的に注意喚起をするなど、グループの運用には注意を払いましょう。
仕事に支障をきたすような、不用意な発言をしない
あくまで業務の連絡用のグループラインになりますので、雑談や不用意な発言はしないようにしましょう。
雑談で重要な仕事の連絡が流れてしまったというのは目も当てられません。
同僚宛のラインを間違えてグループラインに送ってしまい、しかも同じグループラインにいる先輩の愚痴だった…など、宛先もしっかりチェックするなど、ある程度緊張感を持って扱う慎重さが必要です。
手軽に送信できる分、思わぬトラブルも発生する確率も高まりますので不用意に発言したり、流れそうな案件はリマインドするなど一工夫も必要です。
上司に対して、ふざけたスタンプを送らない
ラインはたくさんスタンプの種類がありますが、ビジネスシーンに合わせた使い方を心がけましょう。
スタンプ自体を送信する事は構いませんが、上司との関係性や周りとのバランスを考えて場面に即したスタンプを送るようにしましょう。
グループライン上では、会社にいるのと同じ意味だと捉えて下さい。
あまりにふざけたスタンプや場面にそぐわないスタンプは周りの顰蹙を買う可能性も十分にありますので気を付けて使用しましょう。
既読スルーをして誤魔化さない
グループラインは業務連絡です。
既読スルーは基本的にせずに、しっかりと反応しましょう。
もし、反応出来なかった場合は「遅れて申し訳ありません」等、一言添えて送信すれば問題にはなりません。
既読の表示はあくまでその投稿を見た、というだけの表記になりますのでファイルがあった場合は、実際中身をしっかり確認したかまでは分かりません。
見たけれど確認していないというトラブル防止のためにも、社内メール同様に返信するようにしましょう。
ふざけて上司を呼び捨てにしない
あまりいないと思いますが、ラインだからといって友達感覚で職場の仲間に接するような事はしないようにしましょう。
特にふざけて上司を呼び捨てにする、異様にくだけた口調になる等はビジネスマナーとしてNGです。
会社同様に、ラインでも節度を持った態度で対応するようにして下さい。
ラインの会話が元でトラブルになったり、評価に響く事も多いにありえます。
便利なチャットツールですが、その分使う側のマナーが試されるといっても過言ではありません。
SNSに、LINEのやりとりを晒さない
マナー以前の社会常識の問題になりますが、SNSなど不特定多数がいる場所で職場おグループラインは晒さないようにしましょう。
ラインとはいえ、社外秘の事項が含まれている事もあり基本的に外部には見せない事が望まれます。
スマホにはしっかりとロックをかけ、駅のホームや人ごみの中など誰が見ているか分からない場所でやり取りをするのは控えて下さい。
いつどこで、誰が見ているか分からない現代ですから、しっかり情報管理をしてトラブルに巻き込まれないような対策を取りましょう。
職場のライングループで好印象を残す方法
ここまでグループラインでやってはいけない事をご案内しましたが、あなたの対応次第で職場の仲間達との好感度をぐぐっと上げる事も出来ます。
ここからは、職場のライングループで好印象を残す5つをご紹介していきます。
連絡がスムーズにいくよう、早めの返信を心がける
定時内は連絡がスムーズにいくよう、なるべく早めの返信を心がけるようにしましょう。
仕事の連絡は早いに越したことはありません。
早めの返信を心がける事で、他の人たちが次に何をすべきかが明確になり動きやすくなります。
「〇〇さんって返信が早くて助かる」と実際に言われた事がある人も多いのではないでしょうか。
ただし、運転中や会議中は確認が出来ませんから事前に伝達しておくなどの配慮をすると良いです。
伝達がスムーズだと、それだけ仕事も捗りますから「仕事が出来る人」として信頼を得る事も多いですよ。
丁寧な言葉遣いを心がける
ラインであっても、相手は会社の人であり人間です。
丁寧な言葉使いを心がけましょう。
メールと違い、ラインはまだ普及して日が浅いツールでもあるためメールのようなマナーもありません。
誰もが気軽に使えるツールだからこそ、丁寧な対応を忘れないようにして下さい。
急ぐあまり、ぶっきらぼうな言葉遣いはトラブルに発展してしまう事もあります。
必ず職場のラインに投稿する際は、メッセージを受け取る立場になって考えるようにしてから投稿しましょう。
報連相を徹底し、相手を不安な気持ちにさせない
『報連相』は社会人の基本。
ラインでは尚更『報連相』の徹底が大切です。
社内にいる場合は会議の予定など予め組まれている場合が多く、何も言わずとも「今○○さんは会議だな」と分かってくれる場合も多いですが、出先の場合はそうはいきません。
職場の人達に無用な心配をかけないためにも、行動の区切りで必ず連絡するようにして下さい。
また、少しでも不安や迷いがある場合は相談し課題の共有をしましょう。
仕事は基本的にチームプレイでやる場合が多いものです。
いつでも連絡が取れるからといって、報連相を怠ってはラインを活用していないのと変わりませんので気を付けましょう。
一言目は挨拶から始める
平常時の場合は「おはようございます」「お疲れ様です」など挨拶から始めましょう。
ラインでも社会的なマナーは必要になりますので、挨拶があるかないかで他の人からの印象も大きく変わります。
ただし急ぎの場合や、やむを得ず緊急案件が入って割って入らなければならない場合などは省略してもOKです。
用件を簡潔に伝え、対応策を練るのが最優先です。
状況によって一言目は変わるが、基本的には挨拶から始めると覚えておけば問題ないでしょう。
「かしこまりました」など、敬語の使用を徹底する
相手が上司や先輩の場合はもちろん、職位関わらず仕事中は敬語の使用を徹底しましょう。
一定のビジネスマナーは対面でもラインでも必要になります。
返答や説明、告知など、全員に向けて発するものは特に敬語や言葉遣いには気を付けて下さい。
ラインであっても、その会社の雰囲気や仲間の空気があります。
人間関係をスムーズにし、仕事を円滑に進めるためにも、受け取る側が嫌な思いをする事のない発言を心がけましょう。
まとめ
グループラインは非常に便利で私達の仕事をより楽にしてくれるツールです。
ですが、どんな便利なツールも使う側のモラルがなければトラブルが起こってしまう事もあります。
いつでもどこでも確認できる分、プライベートがなくなってしまった…という声があるのも事実です。
しっかり運用時間などのルールを決めて、「使って良かった」と思えるようなルール作りをしていく事が大切です。
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